Типы отчетов
Любой тип отчета представляет трудности для аналитика. В некоторых случаях можно прогнозировать потребность подготовки отчета, а иногда задания поступают внезапно. Первый заместитель заведующего Международным отделом ЦК КПСС К.Н.
Брутенц вспоминал, что могли, например, вызвать в шесть часов вечера к начальству и поручить к следующему полудню подготовить тексты нескольких выступлений.Быть готовым к незапланированному отчету можно только в том случае, если аналитик постоянно собирает качественную информацию с учетом ожидаемого направления исследований. Сплошь и рядом неожиданное задание застает сотрудника врасплох, поскольку имеющаяся у него информация является фрагментарной. Никогда не следует представлять руководству доклад без достаточной информации, подтверждающий выводы аналитика. Поэтому зачастую ему приходится поспешно собирать необходимые данные в самый последний момент.
Как действовать в таких ситуациях? Готовых рецептов, конечно, не существует, поэтому сошлемся на ценный опыт бывшего советского посла в Заире И.Г. Усачева. «Любая информация, — отмечал он, — если к ней относиться серьезно, не по-казенному, побуждает к учебе... Дипломатия, а в более конкретном проявлении работа в отделе министерства, в посольстве, консульстве или в составе делегации отличается от других профессий большей зависимостью от внешних обстоятельств. Темп поступления информации и возникновение в силу этого оперативных заданий не подчиняются установленному распорядку работы. Сегодня текущие дела могут развиваться сравнительно спокойно, давая время на неторопливое обдумывание, изучение и дискуссии, завтра может быть «взрыв», то есть резкое обострение какого-либо вопроса, когда нельзя мешкать и требуется в сжатые сроки взвесить суть происходящих событий, дать им надлежащую оценку, подготовить соответствующие предложения. Подобная аритмичность в дипломатической работе вынуждает занимающихся ею быть всегда в форме, днем и ночью, в будничный день и в праздники.
Иначе говоря, она обязывает к большей внутренней организованности».Святая обязанность любого сотрудника информационноисследовательской службы — подготовка письменных отчетов по распоряжению ответственных за принятие решения или по специальным, а также периодическим заявкам руководителей. Кроме письменных докладов, аналитику могут предложить сделать устное донесение, если сроки жестко ограничены. Такой отчет может быть составлен в форме вопросов и ответов. На специальных встречах аналитик представляет рапорт, подкрепляемый обычно графиками, таблицами, диаграммами и т.д. В любом случае, если есть возможность, его желательно записать на диктофон, поскольку все устные отчеты являются важными источниками информации и должны быть включены в банк данных.
Зачастую подоплека изменений в способах доведения предложений до высшего руководства кроется в причинах, о которых красочно рассказал академик Г.А. Арбатов, возглавлявший в 70-х годах Институт США и Канады. «Раньше, — отмечал он, — это были формальные записки. Теперь, по просьбе самих руководителей наши контакты с ними все чаще принимали форму либо устных докладов, либо личных записок, передаваемых из рук в руки (руководство, видимо не хотело знакомить со многими деликатными вопросами аппарат и было не прочь кое-что из предлагавшегося вносить от себя лично как свои, а не чужие идеи)».
Вообще, следует иметь в виду, что взаимоотношения экспертов и функционеров не так просты, как может показаться на первый взгляд. «Мир профессора и мир политики, — считал в этой связи Д. Ньюс из университета Вирджинии, — часто пересекаются, но они совершенно различны. С годами отличия между ними лишь усугубляются, что связано с подозрительным отношением ученых мужей к правительству и их оппозицией к официальному курсу, а также растущей убежденности среди госслужащих в нереалистичности академических трудов». Эксперты-страноведы часто конфликтуют и критикуют правительственные решения, поскольку знают проблему. Пример тому — холодные отношения между госдепартаментом США и ассоциацией африканистики в 60-е годы.
Подобные «провалы в коммуникации» — явление достаточно распространенное. Для официальных лиц главное — действие, направленное на решение какой-либо проблемы, причем обычно на базе имеющегося личного опыта. Для ученого же, который редко действует в состоянии цейтнота, главным видится сам процесс исследования во имя нахождения истины. Эксперт анализирует ситуацию, но не принимает и не должен принимать решения. И это справедливо: решение принимает политик, который несет за него ответственность. Но суть проблемы не только в распределении ответственности. «Сила и слабость советника, — пояснял в этой части профессор Э. Мау, — в ограниченности сферы его профессиональных знаний и интеллектуального опыта. Политик же принимает решение исходя из неизмеримо большего набора факторов, среди которых на первом месте находится отнюдь не соображения теории и истории, а конкретный баланс социальных сил и групп интересов, необходимость решения конкретных (увы, нередко сиюминутных) политических задач».
Неудовлетворительно порою выглядят и прогнозы в исполнении вузовских и академических исследователей, ибо мало кто мог спрогнозировать быстрый развал СССР, окончание «холодной войны» и другие события на внешней арене. «Всего лишь десять лет назад, — сокрушался С. Телботт, — многие из нас не могли и вообразить, что мы или хотя бы наши дети доживем до того момента, когда Советский Союз откажется от марксизма-ленинизма и мирно распадется на двенадцать отдельных стран».
Правда, просчеты и заблуждения маститых аналитиков кажутся вполне объяснимыми и даже запрограммированными в свете любопытных размышлений академика Б.В. Раушенбаха. «Человеческая жизнь, — пояснял он, — развивается по очень сложным законам, нелинейным, как выражаются математики, а предсказывать мы умеем только линейно и только то, что является прямым продолжением происходящего в сию минуту, а не развитием влево-вправо, вверх-вниз, туда-сюда; прямое продолжение годится на пару лет, ну, лет на десять не больше.
Поэтому ничего предсказать нельзя даже профессионалу в научной сфере: через десять-двадцать лет появится что-то, о чем профессионал понятия не имеет, он даже придумать этого не может, настолько оно будет неожиданным. А предвидеть неожиданное невозможно, на это у человека ума не хватает».При подготовки отчетов полезно не забывать, что рекомендации советников и экспертов могут восприниматься политиками лишь при двух обстоятельствах. Во-первых, когда рецепты банальны и очевидны. Причем опыт показывает, что зачастую более убедительными являются не аналитические выкладки, а примеры. Где подобные рецепты применялись и что из того вышло. Во-вторых, когда рекомендации соответствуют складывающемуся балансу политических и экономических сил. «Политика — искусство возможного» — это старое правило поведения политического деятеля относится и к его возможности принимать те или иные решения. Отсюда главная задача консультанта при составлении проектов документов нередко сводится к тому, чтобы четко сформулировать то, что смутно осознает начальство. «Мы, — сетовал академик Д.С. Львов, — живем во времена коротких мыслей. Ценится прозрачность подхода, скорость решений. А наука, с ее системностью, глубиной — это область длинных мыслей».
Письменные отчеты могут быть официальными и неофициальными. В некоторых случаях аналитику нужно быстро подготовить письменное сообщение, но при этом его редко знакомят с причиной или целью данного задания и ему приходится лишь догадываться о них. Чтобы специалист в своих изысканиях не улетел в облака или не закапывался в рутине, практики советуют встраивать аналитика или соответствующий отдел в систему документооборота в организации. Когда аналитик визирует проходящие через него документы, он уже с необходимостью работает над актуальными для учреждения проблемами и может ответственно сверять все решения руководства со своими аналитическими выкладками.
Краткие письменные сообщения, подобно устным докладам, обычно считаются информацией тактического назначения.
Стратегические отчеты, иногда называемые штабными, содержат более полную информацию, срок их подготовки менее ограничен. В них включается подробная предыстория проблемы и прогнозные оценки. Обоснование реалистичной гипотезы ожидаемой деятельности или предсказания требует, согласно Р. Коллинзу, соблюдения двух положений. Во-первых, нужна теория, которая дает условия, при которых разнообразные вещи случаются или не случаются, т.е. модель вершиной которой являются утверждения вида «если — то». Во-вторых, необходима также эмпирическая информация об исходных точках — начальных условиях в утверждении «если — то».Еще один тип отчета — периодический. Он представляет собой некий гибрид тактического и стратегического. Такие материалы готовятся по графику, интервалы между ними составляют недели или месяцы. Периодические донесения требуются в тех случаях, если изучение объекта ведется на постоянной основе. Самое существенное в системе периодических отчетов заключается в том, что они порождают диалог между исполнителем и его шефом. Случается, что руководитель сам вынуждает подчиненного фактически не сообщать какую-то информацию. Сотрудник может просто бояться встречи с грозным начальником. Поэтому не стоит пренебрегать общением со своим персоналом, обсуждать с ним сложности и специфику проблемы, а также демонстрировать свою заинтересованность в получении наиболее точной и полной информации.
Все письменные доклады должны содержать глубокий анализ, представленный в четкой форме. «Дипломат..., — писал Г. Никольсон, — не должен колебаться ставить в известность правительство о направлении, которое по его мнению, примут в дальнейшем местные события. Донесения, содержащие двусмысленные прогнозы, могут дать возможность послу выставлять свое предвидение, но они не приносят большой пользы ни правительству, ни репутации посла. Слишком часто послы настолько боятся быть обвиненными в неправильной оценке положения, что они вообще избегают давать какую-либо оценку. Уклоняясь от ответственности, они тем самым не выполняют одной из важнейших обязанностей дипломата».
С этой точки зрения заслуживает уважения поведение советника посольства СССР в Австрии Б.И. Поклада накануне августовских событий 1968 г. в Чехословакии. Тогда к нему пришел один из руководителей австрийских коммунистов и сообщил, что если в Праге обстановка не улучшится, то в Польше и Венгрии могут произойти серьезные волнения. «Я, — вспоминал дипломат, — отдавал себе отчет, что если дам такую телеграмму, то она в Москве может вызвать сильную тревогу. Однако меня больше волновал вопрос, насколько достоверна эта информация. В конце концов, я решил дать телеграмму исходя из того, что пусть лучше Москва проверит очень тревожный сигнал, и если даже он не подтвердится, или не в полной мере подтвердится, то ничего страшного не произойдет. А вот если подтвердится, то можно будет срочно принять соответствующие меры».
Считается, что в отчете лучше всего использовать разбивку информации на блоки или разделы. «Каждая депеша, — советовал опытный британский дипломат Э. Сатоу, — должна касаться только одного предмета, и каждый абзац должен иметь свой номер для облегчения справок в дальнейшем». При этом важная роль отводится редактированию, чтобы обеспечить их соответствие принятым нормам. Переплет отчета, качество обложки, бумаги и печати, хотя и не столь важны с точки зрения его достоинств, тем не менее влияют на восприятие представленного материала. Необходимо твердо уяснить, что реакция на внешний вид документа всегда присутствует, хотя она может быть подсознательной.
На практике могут применяться следующие формы представления данных:
1) заключение. В этом документе представлены результаты анализа. Не следует путать заключение с обобщением фактов и сведений, на основе которых получены итоги. Оно должно давать ответы на вопросы, в чем важность полученной информации, какое она имеет значение, какое отношение имеет предмет отчета к другим сферам и т.п.;
2) рекомендация. Если исследовательская группа признает наличие проблемы, то она должна рекомендовать методы и способы сбора информации для ее решения, что необходимо предпринять, стоит ли продолжать исследования или отложить до появления новых фактов и т.д.;
3) обобщение информации. Это — изложение самой существенной информации без излишней детализации. Все подробности будут храниться в досье до принятия решения о последующих действиях;
4) оценка источников и надежности информации. Аналитик должен высказать свою оценку надежности данных в момент составления отчета. Руководству трудно осознать важность сделанных выводов, если у них нет какой-либо возможности оценить надежность материалов, положенных в основу отчета;
5) основные и альтернативные гипотезы. Знакомство со всеми рассмотренными аналитиком допущениями позволит начальству оценить правильность гипотезы, предложенной в заключении;
6) указание на недостающую информацию. Знание того, какой информации недостает, является основой для выработки заключений и рекомендаций. В этом разделе четко указывается, какая дополнительная информация необходима для подтверждения высказанной гипотезы и принятия контрмер.
На первый взгляд написание отчетов и других информационно-аналитических документов может показаться скучным занятием. Однако это не совсем так, ибо самое интересное в дипломатической работе — соучастие в процессах и событиях, имеющих международное значение, или хотя бы сопричастность к ним в роли свидетеля.
Еще по теме Типы отчетов:
- 9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
- 10.5. Отчет об андеррайтинге
- Статья 117. Отчет внешнего управляющего
- Рассылка отчетов
- Статья 119. Утверждение арбитражным судом отчета внешнего управляющего
- Статья 118. Рассмотрение собранием кредиторов отчета внешнего управляющего
- Статья 147. Отчет конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства
- 3. Типы современных государств
- 2. Типы политической культуры
- 2. Типы политических технологий
- 3. Типы партий и партийных систем
- 1. Сущность и типы политических процессов
- 1. Типы и модели экономических систем
- Типы национализма
- Типы легитимности