<<
>>

Сохранность информации

Одна из главных задач хранилищ информации — интеграция всех сведений из разнообразных источников в единую централизо­ванную структуру, которая обеспечивала бы процесс превращения «сырых» фактов в информацию, полезную для организации или ведомства.

При этом должны использоваться обширные возможно­сти электронной обработки и хранения данных. По признанию экс­пертов, в течение последних лет наблюдается процесс активного перехода от бумажных архивов к электронным. Удешевление и увеличение емкости систем хранения такой информации привели к тому, что предприятия и организации промышленно развитых стран мира оперативно переводят массивы хранящихся документов в новую форму и используют в повседневной работе вместо бу­мажных оригиналов их точные электронные образы со всеми печа­тями, визами, резолюциями и т.д.

Самый трудный вопрос в создании электронного архива за­ключается в его наполнении, ибо приходится переводить в надле­жащий вид как уже существующий массив документов, так и те­кущих поступлений. Зато электронные системы способны записы­вать колоссальные объемы информации на очень малых площадях и обеспечивать мгновенный поиск. Они также позволяют обеспе­чить санкционированным пользователям дистанционный доступ к базам данных. Правда, всегда нужно помнить об уязвимости запо­минающих устройств компьютеров и о необходимости дублирова­ния материалов путем записи их на альтернативный носитель.

Ожидаемые сроки службы различных носителей информа­ции, используемых для хранения правительственных документов, примерно следующие: магнитная лента — от 5 до 15 лет; CD-ROM — до 50 лет; пленка для микрофильмирования — до 20 лет; пленка для архивного микрофильмирования — от 100 до 200 лет; газетная бумага — от 10 до 20 лет; высококачественная бумага — до 100 лет; специальная бумага — до 500 лет.

Учет этого фактора, а также контроль данных требует нали­чия нормативов на сроки хранения и защиты информации.

Многие специалисты в США полагают, что документ нужно считать «неак­тивным», если к нему обращаются менее, чем 15 раз в год. Если же документы используются дважды в месяц, их можно отнести к «полуактивным», если же документы используются три и более раз в месяц, то их надо считать «активными». Указанный показатель является одним из важнейших факторов, влияющим на определе­ния судьбы и места дальнейшего хранения документов.

Некоторые материалы могут быть уничтожены после опре­деленного времени, другие необходимо хранить в течение дли­тельного периода времени или без указания конкретного срока, ес­ли по своей природе информация представляет архивный интерес. Профессионалов нисколько не удивил случай, когда с досье одного из высокопоставленных шведских агентов отечественная разведка ознакомила широкую публику через четыреста лет после происхо­дивших событий.

Целями контроля данных являются: 1) обеспечение точной и полной информацией соответствующих должностных лиц в тре­буемые сроки; 2) эффективная обработка, введение в память ком­пьютера и распространение информации; 3) обеспечение сохранно­сти сведений с учетом критерия «стоимость — эффективность»; 4) представление максимальных информационных услуг санкциони­рованным пользователям.

Для того, чтобы одновременно обеспечить эффективность и безопасность информации, жизненно важен жесткий контроль за сохранностью документов. Отсюда необходимо также уделять внимание защите информации. Немалую помощь здесь может ока­зать знание возможных угроз компьютерной информации. Непред­намеренные ошибки, т.е. безграмотность и расхлябанность, непра­вильное введение данных, ошибки в программах, некорректная переинсталляция операционной системы с потерей данных и т.д., яв­ляются причинами 55% всех потерь. Деятельность конкурентов и шпионов, утечка информации, несанкционированный доступ, вторжение хакеров, кражи, подлоги и т.п., дают 30% всех потерь. Сбои из-за нарушения кабельной системы и низкого качества элек­тропитания приносят 13% всех потерь.

Остальные потери связаны со стихийными бедствиями, пожарами и компьютерными вируса­ми.

Если аналитик заметил, что стал жертвой шпионажа или имело место утечка информации, рекомендуется начинать кампа­нию дезинформации. «Служба дезинформации..., — признавался В.А. Крючков, — не раз оказывала нам неоценимые услуги». Где бы ни хранилась критически важная информация, везде долж­ны предусматриваться меры защиты и жесткое наблюдение за уче­том сведений. Контроль за учетом информации является сущест­венным элементом и жизненно необходимым условием безопасно­сти информационной системы.

Важным аспектом сохранности данных являются досье, стандартное средство накапливания и распространения информа­ции. По мнению специалиста по многосторонней дипломатии и политолога В.Л. Исраэляна, их значение очень огромно. «На осно­ве досье, — утверждал он, — как правило, готовят тексты выступлений делегации, материалы для бесед с участниками конферен­ции, различные справки, документы и т.д. Само досье состоит из заявлений руководства государства, официальных документов, справок, вырезок из газет и других материалов. Составление досье — одна из основных обязанностей экспертов делегации, работа ко­торых на самой конференции в немалой степени зависит от качест­ва подготовленных ими досье. Помогают в работе делегации спи­сок специальной литературы, аннотации книг и журнальных ста­тей, диссертаций. В некоторых случаях полезно собрать и неболь­шую библиотечку... Подготовка такого рода материалов входит в обязанность эксперта».

В досье обычно содержится информация двух видов. Во-первых, непосредственно фактическая информация, т.е. докумен­ты, фотографии, отчеты, записки и т.д. Во-вторых, материалы, ха­рактеризующие и обобщающие данные. Часто различают расследо­вательские досье, в которые заносятся сведения о текущих делах. И общие досье, где хранится информация, не имеющая текущей опе­ративной ценности. Это своеобразный ресурс, складируемый на хранение. Он ценен прежде всего для какой-либо проверки, в част­ности, должностей и других деталей из биографий.

Даже простое накопление в досье самых невинных данных и сведение их таким образом вместе дают возможность определить тенденции развития того или иного события и сделать выводы. «Аргументы, глубокое знание фактов и документов, — говорил член коллегии МИД СССР К.В. Новиков, — основное оружие в руках дипломатов». Несмотря на занятость, он старался следить как сотрудники отдела международных организаций ведут служеб­ные досье. И не терпел, по отзывам посла В.В. Шустова, в этом де­ле небрежности. По его инициативе в течение многих лет экспер­тами по разоружению готовились и были изданы для служебного пользования 14 солидных томов советских и иностранных доку­ментов по проблемам разоружения.

С другой стороны, досье целесообразно классифицировать на именные и тематические. Доскональное изучение состояния от­дельного человека в течение продолжительного времени называет­ся в медицине историей болезни, или изучением анамнеза. Подоб­ный метод легко применим и для изучения жизни вполне нормаль­ных людей — действующих политиков. В таком случае собирается вся доступная информация. Одним словом, метод анамнеза можно рассматривать в качестве исследовательской стратегии, направлен­ной на подробное изучение конкретного индивида.

В указанном направлении очень интересны рассуждения со­ветского дипломата П.А. Абрасимова, работавшего послом во Франции, Японии и ГДР. «Каждый раз, — замечал он, — встреча­ясь с самыми непохожими друг на друга представителями разных стран, социальных групп, испытывал ощущение постоянного поис­ка. Старался по внешнему облику, манерам, пластике, по неповто­римым индивидуальным особенностям, штрихам, деталям воссоз­дать, как говорил К. С. Станиславский, роман жизни своего собе­седника. Такого рода поиск очень полезен для дипломата. Он обо­стряет наблюдательность, оттачивает логику мышления. Становит­ся легче определять внутреннюю сущность тех, с кем сталкиваешь­ся в работе, оценивать их жизненный путь, дела предугадывать по­ступки».

Новая биографическая форма, которую Э.

Эриксон назвал «психоисторией», открывает заманчивые перспективы, но таит в себе и определенные опасности. Одна из них состоит в том, что, уделяя чрезмерное внимание личности лидера, можно нарисовать слишком однобокую картину его роли в определении направления или темпов развития политической ситуации. В таком исследова­нии недостаточно систематически и углубленно изучать саму лич­ности лидера. Нужно также вскрыть его связи и взаимодействия с социальным окружением и политической ситуацией, т.е. все то, что позволяет личностному фактору обрести значимость.

Короче говоря, оценка событий и людей, причастным к ним, дело архисложное. Здесь важно избегать плоского и одномерного видения. Напротив, необходим объемный взгляд. Он возможен только при рассмотрении происшедшего с разных высот, ибо в от­ношении любого события или деятеля можно так подтасовать фак­ты, что контрреволюция становится революцией, злодей — героем, или наоборот. Интересны в приведенном контексте рассуждения американского посла Дж. Мэтлока о Б.Н. Ельцине. «Если страна,

— подчеркивал дипломат, — найдет свой путь к демократическому государству с жизнеспособной рыночной экономикой, мало кому придет в голову заниматься его недостатками. Он будет считаться основателем новой России, России двадцать первого и последую­щих веков. Но если страна и дальше будет скатываться в трясину преступности и коррупции, сопровождаемая демагогическими при­зывами к восстановлению империи, он может войти в историю как трагический царь Борис II, где пребывание на троне, сомнительное с точки зрения законности, привело к смутному времени и нацио­нальному позору». Бесспорно, что события и людей надо харак­теризовать такими, какими они были и есть, а не такими, какими их хотелось бы видеть. Это легко сказать, но трудно сделать.

Иногда в дополнение к имеющемуся материалу прибегают к сбору коллекции мини-досье. Они могут представлять собой набор соответствующим образом организованных карточек. «Картотека,

— констатировал в этой связи В.И.

Попов, — дисциплинирует ди­пломата, обязывает уезжающего на родину позаботиться о переда­чи установленных им связей вновь прибывающим дипломатам». Главная задача карточек заключается в том, чтобы за­крыть пробелы в основном досье, либо ускорить поиск общих све­дений, наподобие года рождения и т.д. Собранные материалы в ко­нечном счете обретают форму стандартных сводок. Сведения из них часто могут грешить неточностью, но одновременно будут по­лезным источником фоновой информации.

Во всех случаях аналитик должен быть знаком с азами опи­сания документальной информации. Это очень сложный творческий процесс. Важнейшей частью описания является аналитико­синтетическая переработка документальной информации, вклю­чающая последовательно два этапа: информационный анализ тек­ста документа и свертывание документальной информации.

Информационный анализ представляет собой расчленение текста документа на составные элементы для их раздельного изу­чения и оценки с целью отбора наиболее существенных. При этом первичный документ должен быть адекватен вторичной информа­ции, ибо речь идет об одном факте, но рассматриваемом на разных этапах. Аналогичным приемом часто пользовался академик Н.М. Дружинин. «Я старался, — вспоминал он, — каждый отдельный документ разложить на составные неразложимые далее части — в соответствии с разными аспектами намеченной проблемы. Каждую частицу — в форме цитаты или коллективной выписки — я зано­сил на особую карточку, имея в виду последующую систематиза­цию материала. Когда на основе сложившейся концепции и выра­ботанного плана монографии я начинал комбинировать материал по главам и разделам, я мог свободно оперировать подготовленны­ми карточками, располагая их в группы и придавая им ту или иную последовательность. Если весь документ в целом составлял нераз­ложенную часть источника, он приобретал роль отдельной карточ­ки: подложенный в определенном месте, он составлял такую же неделимую единицу в общей сумме материала. Иногда приходи­лось делить на части снятую машинописную копию документа, со­храняя на отдельном листе сжатое изложение его содержания в це­лях контроля. Я убедился на опыте, что подобный технический прием не только облегчает систематизацию собранных данных и литературное оформление монографии, но также обеспечивает полное и стройное использование всех источников».

Свертывание документальной информации заключается в уменьшении исходного объема первичной документальной инфор­мации при сохранении существенных элементов ее содержания. Итогом действия могут быть аннотация документа или обзорная статья. Одновременно не надо забывать, что информация при свертывании не должна быть избыточной, но и нельзя ее делать непол­ной. Свертывание информации на этапе составления аннотации можно рассматривать на трех уровнях текста: составление текста аннотации в целом; составление фраз или предложений аннотации; использование терминов. Следует не забывать, что на уровне тек­ста применяются семантическое и лексическое свертывание. Окон­чательный продукт должен быть четким, точным и лаконичным.

<< | >>
Источник: Демидов В. В.. Информационно-аналитическая работа в международных отношениях. 2004

Еще по теме Сохранность информации:

  1. Обеспечение сохранности предмета ипотеки
  2. 47. Информация и её виды. Значение информации в управлении организацией
  3. Экологические проблемы. Как сохранить биоресурсы?
  4. Как сохранить стабильность положения фирмы?
  5. Охват экономики средствами массовой информации и кризис средств массовой информации
  6. 6.5.2. Передача информации исполнителям
  7. Информация к размышлению
  8. Информация к размышлению
  9. Информация к размышлению
  10. Информация к размышлению
  11. Информация к размышлению
  12. Информация к размышлению
  13. Информация к размышлению
  14. Информация к размышлению
  15. СБОР ИНФОРМАЦИИ
  16. ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ