Сохранность информации
Одна из главных задач хранилищ информации — интеграция всех сведений из разнообразных источников в единую централизованную структуру, которая обеспечивала бы процесс превращения «сырых» фактов в информацию, полезную для организации или ведомства.
При этом должны использоваться обширные возможности электронной обработки и хранения данных. По признанию экспертов, в течение последних лет наблюдается процесс активного перехода от бумажных архивов к электронным. Удешевление и увеличение емкости систем хранения такой информации привели к тому, что предприятия и организации промышленно развитых стран мира оперативно переводят массивы хранящихся документов в новую форму и используют в повседневной работе вместо бумажных оригиналов их точные электронные образы со всеми печатями, визами, резолюциями и т.д.Самый трудный вопрос в создании электронного архива заключается в его наполнении, ибо приходится переводить в надлежащий вид как уже существующий массив документов, так и текущих поступлений. Зато электронные системы способны записывать колоссальные объемы информации на очень малых площадях и обеспечивать мгновенный поиск. Они также позволяют обеспечить санкционированным пользователям дистанционный доступ к базам данных. Правда, всегда нужно помнить об уязвимости запоминающих устройств компьютеров и о необходимости дублирования материалов путем записи их на альтернативный носитель.
Ожидаемые сроки службы различных носителей информации, используемых для хранения правительственных документов, примерно следующие: магнитная лента — от 5 до 15 лет; CD-ROM — до 50 лет; пленка для микрофильмирования — до 20 лет; пленка для архивного микрофильмирования — от 100 до 200 лет; газетная бумага — от 10 до 20 лет; высококачественная бумага — до 100 лет; специальная бумага — до 500 лет.
Учет этого фактора, а также контроль данных требует наличия нормативов на сроки хранения и защиты информации.
Многие специалисты в США полагают, что документ нужно считать «неактивным», если к нему обращаются менее, чем 15 раз в год. Если же документы используются дважды в месяц, их можно отнести к «полуактивным», если же документы используются три и более раз в месяц, то их надо считать «активными». Указанный показатель является одним из важнейших факторов, влияющим на определения судьбы и места дальнейшего хранения документов.Некоторые материалы могут быть уничтожены после определенного времени, другие необходимо хранить в течение длительного периода времени или без указания конкретного срока, если по своей природе информация представляет архивный интерес. Профессионалов нисколько не удивил случай, когда с досье одного из высокопоставленных шведских агентов отечественная разведка ознакомила широкую публику через четыреста лет после происходивших событий.
Целями контроля данных являются: 1) обеспечение точной и полной информацией соответствующих должностных лиц в требуемые сроки; 2) эффективная обработка, введение в память компьютера и распространение информации; 3) обеспечение сохранности сведений с учетом критерия «стоимость — эффективность»; 4) представление максимальных информационных услуг санкционированным пользователям.
Для того, чтобы одновременно обеспечить эффективность и безопасность информации, жизненно важен жесткий контроль за сохранностью документов. Отсюда необходимо также уделять внимание защите информации. Немалую помощь здесь может оказать знание возможных угроз компьютерной информации. Непреднамеренные ошибки, т.е. безграмотность и расхлябанность, неправильное введение данных, ошибки в программах, некорректная переинсталляция операционной системы с потерей данных и т.д., являются причинами 55% всех потерь. Деятельность конкурентов и шпионов, утечка информации, несанкционированный доступ, вторжение хакеров, кражи, подлоги и т.п., дают 30% всех потерь. Сбои из-за нарушения кабельной системы и низкого качества электропитания приносят 13% всех потерь.
Остальные потери связаны со стихийными бедствиями, пожарами и компьютерными вирусами.Если аналитик заметил, что стал жертвой шпионажа или имело место утечка информации, рекомендуется начинать кампанию дезинформации. «Служба дезинформации..., — признавался В.А. Крючков, — не раз оказывала нам неоценимые услуги». Где бы ни хранилась критически важная информация, везде должны предусматриваться меры защиты и жесткое наблюдение за учетом сведений. Контроль за учетом информации является существенным элементом и жизненно необходимым условием безопасности информационной системы.
Важным аспектом сохранности данных являются досье, стандартное средство накапливания и распространения информации. По мнению специалиста по многосторонней дипломатии и политолога В.Л. Исраэляна, их значение очень огромно. «На основе досье, — утверждал он, — как правило, готовят тексты выступлений делегации, материалы для бесед с участниками конференции, различные справки, документы и т.д. Само досье состоит из заявлений руководства государства, официальных документов, справок, вырезок из газет и других материалов. Составление досье — одна из основных обязанностей экспертов делегации, работа которых на самой конференции в немалой степени зависит от качества подготовленных ими досье. Помогают в работе делегации список специальной литературы, аннотации книг и журнальных статей, диссертаций. В некоторых случаях полезно собрать и небольшую библиотечку... Подготовка такого рода материалов входит в обязанность эксперта».
В досье обычно содержится информация двух видов. Во-первых, непосредственно фактическая информация, т.е. документы, фотографии, отчеты, записки и т.д. Во-вторых, материалы, характеризующие и обобщающие данные. Часто различают расследовательские досье, в которые заносятся сведения о текущих делах. И общие досье, где хранится информация, не имеющая текущей оперативной ценности. Это своеобразный ресурс, складируемый на хранение. Он ценен прежде всего для какой-либо проверки, в частности, должностей и других деталей из биографий.
Даже простое накопление в досье самых невинных данных и сведение их таким образом вместе дают возможность определить тенденции развития того или иного события и сделать выводы. «Аргументы, глубокое знание фактов и документов, — говорил член коллегии МИД СССР К.В. Новиков, — основное оружие в руках дипломатов». Несмотря на занятость, он старался следить как сотрудники отдела международных организаций ведут служебные досье. И не терпел, по отзывам посла В.В. Шустова, в этом деле небрежности. По его инициативе в течение многих лет экспертами по разоружению готовились и были изданы для служебного пользования 14 солидных томов советских и иностранных документов по проблемам разоружения.
С другой стороны, досье целесообразно классифицировать на именные и тематические. Доскональное изучение состояния отдельного человека в течение продолжительного времени называется в медицине историей болезни, или изучением анамнеза. Подобный метод легко применим и для изучения жизни вполне нормальных людей — действующих политиков. В таком случае собирается вся доступная информация. Одним словом, метод анамнеза можно рассматривать в качестве исследовательской стратегии, направленной на подробное изучение конкретного индивида.
В указанном направлении очень интересны рассуждения советского дипломата П.А. Абрасимова, работавшего послом во Франции, Японии и ГДР. «Каждый раз, — замечал он, — встречаясь с самыми непохожими друг на друга представителями разных стран, социальных групп, испытывал ощущение постоянного поиска. Старался по внешнему облику, манерам, пластике, по неповторимым индивидуальным особенностям, штрихам, деталям воссоздать, как говорил К. С. Станиславский, роман жизни своего собеседника. Такого рода поиск очень полезен для дипломата. Он обостряет наблюдательность, оттачивает логику мышления. Становится легче определять внутреннюю сущность тех, с кем сталкиваешься в работе, оценивать их жизненный путь, дела предугадывать поступки».
Новая биографическая форма, которую Э.
Эриксон назвал «психоисторией», открывает заманчивые перспективы, но таит в себе и определенные опасности. Одна из них состоит в том, что, уделяя чрезмерное внимание личности лидера, можно нарисовать слишком однобокую картину его роли в определении направления или темпов развития политической ситуации. В таком исследовании недостаточно систематически и углубленно изучать саму личности лидера. Нужно также вскрыть его связи и взаимодействия с социальным окружением и политической ситуацией, т.е. все то, что позволяет личностному фактору обрести значимость.Короче говоря, оценка событий и людей, причастным к ним, дело архисложное. Здесь важно избегать плоского и одномерного видения. Напротив, необходим объемный взгляд. Он возможен только при рассмотрении происшедшего с разных высот, ибо в отношении любого события или деятеля можно так подтасовать факты, что контрреволюция становится революцией, злодей — героем, или наоборот. Интересны в приведенном контексте рассуждения американского посла Дж. Мэтлока о Б.Н. Ельцине. «Если страна,
— подчеркивал дипломат, — найдет свой путь к демократическому государству с жизнеспособной рыночной экономикой, мало кому придет в голову заниматься его недостатками. Он будет считаться основателем новой России, России двадцать первого и последующих веков. Но если страна и дальше будет скатываться в трясину преступности и коррупции, сопровождаемая демагогическими призывами к восстановлению империи, он может войти в историю как трагический царь Борис II, где пребывание на троне, сомнительное с точки зрения законности, привело к смутному времени и национальному позору». Бесспорно, что события и людей надо характеризовать такими, какими они были и есть, а не такими, какими их хотелось бы видеть. Это легко сказать, но трудно сделать.
Иногда в дополнение к имеющемуся материалу прибегают к сбору коллекции мини-досье. Они могут представлять собой набор соответствующим образом организованных карточек. «Картотека,
— констатировал в этой связи В.И.
Попов, — дисциплинирует дипломата, обязывает уезжающего на родину позаботиться о передачи установленных им связей вновь прибывающим дипломатам». Главная задача карточек заключается в том, чтобы закрыть пробелы в основном досье, либо ускорить поиск общих сведений, наподобие года рождения и т.д. Собранные материалы в конечном счете обретают форму стандартных сводок. Сведения из них часто могут грешить неточностью, но одновременно будут полезным источником фоновой информации.Во всех случаях аналитик должен быть знаком с азами описания документальной информации. Это очень сложный творческий процесс. Важнейшей частью описания является аналитикосинтетическая переработка документальной информации, включающая последовательно два этапа: информационный анализ текста документа и свертывание документальной информации.
Информационный анализ представляет собой расчленение текста документа на составные элементы для их раздельного изучения и оценки с целью отбора наиболее существенных. При этом первичный документ должен быть адекватен вторичной информации, ибо речь идет об одном факте, но рассматриваемом на разных этапах. Аналогичным приемом часто пользовался академик Н.М. Дружинин. «Я старался, — вспоминал он, — каждый отдельный документ разложить на составные неразложимые далее части — в соответствии с разными аспектами намеченной проблемы. Каждую частицу — в форме цитаты или коллективной выписки — я заносил на особую карточку, имея в виду последующую систематизацию материала. Когда на основе сложившейся концепции и выработанного плана монографии я начинал комбинировать материал по главам и разделам, я мог свободно оперировать подготовленными карточками, располагая их в группы и придавая им ту или иную последовательность. Если весь документ в целом составлял неразложенную часть источника, он приобретал роль отдельной карточки: подложенный в определенном месте, он составлял такую же неделимую единицу в общей сумме материала. Иногда приходилось делить на части снятую машинописную копию документа, сохраняя на отдельном листе сжатое изложение его содержания в целях контроля. Я убедился на опыте, что подобный технический прием не только облегчает систематизацию собранных данных и литературное оформление монографии, но также обеспечивает полное и стройное использование всех источников».
Свертывание документальной информации заключается в уменьшении исходного объема первичной документальной информации при сохранении существенных элементов ее содержания. Итогом действия могут быть аннотация документа или обзорная статья. Одновременно не надо забывать, что информация при свертывании не должна быть избыточной, но и нельзя ее делать неполной. Свертывание информации на этапе составления аннотации можно рассматривать на трех уровнях текста: составление текста аннотации в целом; составление фраз или предложений аннотации; использование терминов. Следует не забывать, что на уровне текста применяются семантическое и лексическое свертывание. Окончательный продукт должен быть четким, точным и лаконичным.
Еще по теме Сохранность информации:
- Обеспечение сохранности предмета ипотеки
- 47. Информация и её виды. Значение информации в управлении организацией
- Экологические проблемы. Как сохранить биоресурсы?
- Как сохранить стабильность положения фирмы?
- Охват экономики средствами массовой информации и кризис средств массовой информации
- 6.5.2. Передача информации исполнителям
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- СБОР ИНФОРМАЦИИ
- ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ