Типы отчетов

Любой тип отчета представляет трудности для аналитика. В некоторых случаях можно прогнозировать потребность подготовки отчета, а иногда задания поступают внезапно. Первый заместитель заведующего Международным отделом ЦК КПСС К.Н.

Брутенц вспоминал, что могли, например, вызвать в шесть часов вечера к начальству и поручить к следующему полудню подготовить тексты нескольких выступлений.

Быть готовым к незапланированному отчету можно только в том случае, если аналитик постоянно собирает качественную ин­формацию с учетом ожидаемого направления исследований. Сплошь и рядом неожиданное задание застает сотрудника врас­плох, поскольку имеющаяся у него информация является фрагмен­тарной. Никогда не следует представлять руководству доклад без достаточной информации, подтверждающий выводы аналитика. Поэтому зачастую ему приходится поспешно собирать необходи­мые данные в самый последний момент.

Как действовать в таких ситуациях? Готовых рецептов, ко­нечно, не существует, поэтому сошлемся на ценный опыт бывшего советского посла в Заире И.Г. Усачева. «Любая информация, — отмечал он, — если к ней относиться серьезно, не по-казенному, побуждает к учебе... Дипломатия, а в более конкретном проявлении работа в отделе министерства, в посольстве, консульстве или в со­ставе делегации отличается от других профессий большей зависи­мостью от внешних обстоятельств. Темп поступления информации и возникновение в силу этого оперативных заданий не подчиняют­ся установленному распорядку работы. Сегодня текущие дела мо­гут развиваться сравнительно спокойно, давая время на неторопли­вое обдумывание, изучение и дискуссии, завтра может быть «взрыв», то есть резкое обострение какого-либо вопроса, когда нельзя мешкать и требуется в сжатые сроки взвесить суть происхо­дящих событий, дать им надлежащую оценку, подготовить соот­ветствующие предложения. Подобная аритмичность в дипломати­ческой работе вынуждает занимающихся ею быть всегда в форме, днем и ночью, в будничный день и в праздники. Иначе говоря, она обязывает к большей внутренней организованности».

Святая обязанность любого сотрудника информационно­исследовательской службы — подготовка письменных отчетов по распоряжению ответственных за принятие решения или по специ­альным, а также периодическим заявкам руководителей. Кроме письменных докладов, аналитику могут предложить сделать устное донесение, если сроки жестко ограничены. Такой отчет может быть составлен в форме вопросов и ответов. На специальных встречах аналитик представляет рапорт, подкрепляемый обычно графиками, таблицами, диаграммами и т.д. В любом случае, если есть возмож­ность, его желательно записать на диктофон, поскольку все устные отчеты являются важными источниками информации и должны быть включены в банк данных.

Зачастую подоплека изменений в способах доведения пред­ложений до высшего руководства кроется в причинах, о которых красочно рассказал академик Г.А. Арбатов, возглавлявший в 70-х годах Институт США и Канады. «Раньше, — отмечал он, — это были формальные записки. Теперь, по просьбе самих руководите­лей наши контакты с ними все чаще принимали форму либо уст­ных докладов, либо личных записок, передаваемых из рук в руки (руководство, видимо не хотело знакомить со многими деликатны­ми вопросами аппарат и было не прочь кое-что из предлагавшегося вносить от себя лично как свои, а не чужие идеи)».

Вообще, следует иметь в виду, что взаимоотношения экспер­тов и функционеров не так просты, как может показаться на пер­вый взгляд. «Мир профессора и мир политики, — считал в этой связи Д. Ньюс из университета Вирджинии, — часто пересекаются, но они совершенно различны. С годами отличия между ними лишь усугубляются, что связано с подозрительным отношением ученых мужей к правительству и их оппозицией к официальному курсу, а также растущей убежденности среди госслужащих в нереалистич­ности академических трудов». Эксперты-страноведы часто конфликтуют и критикуют правительственные решения, поскольку знают проблему. Пример тому — холодные отношения между гос­департаментом США и ассоциацией африканистики в 60-е годы.

Подобные «провалы в коммуникации» — явление достаточно распространенное. Для официальных лиц главное — действие, на­правленное на решение какой-либо проблемы, причем обычно на базе имеющегося личного опыта. Для ученого же, который редко действует в состоянии цейтнота, главным видится сам процесс ис­следования во имя нахождения истины. Эксперт анализирует си­туацию, но не принимает и не должен принимать решения. И это справедливо: решение принимает политик, который несет за него ответственность. Но суть проблемы не только в распределении от­ветственности. «Сила и слабость советника, — пояснял в этой час­ти профессор Э. Мау, — в ограниченности сферы его профессио­нальных знаний и интеллектуального опыта. Политик же принима­ет решение исходя из неизмеримо большего набора факторов, сре­ди которых на первом месте находится отнюдь не соображения теории и истории, а конкретный баланс социальных сил и групп интересов, необходимость решения конкретных (увы, нередко сиюминутных) политических задач».

Неудовлетворительно порою выглядят и прогнозы в испол­нении вузовских и академических исследователей, ибо мало кто мог спрогнозировать быстрый развал СССР, окончание «холодной войны» и другие события на внешней арене. «Всего лишь десять лет назад, — сокрушался С. Телботт, — многие из нас не могли и вообразить, что мы или хотя бы наши дети доживем до того мо­мента, когда Советский Союз откажется от марксизма-ленинизма и мирно распадется на двенадцать отдельных стран».

Правда, просчеты и заблуждения маститых аналитиков ка­жутся вполне объяснимыми и даже запрограммированными в свете любопытных размышлений академика Б.В. Раушенбаха. «Челове­ческая жизнь, — пояснял он, — развивается по очень сложным за­конам, нелинейным, как выражаются математики, а предсказывать мы умеем только линейно и только то, что является прямым про­должением происходящего в сию минуту, а не развитием влево-вправо, вверх-вниз, туда-сюда; прямое продолжение годится на пару лет, ну, лет на десять не больше. Поэтому ничего предсказать нельзя даже профессионалу в научной сфере: через десять-двадцать лет появится что-то, о чем профессионал понятия не имеет, он даже придумать этого не может, настолько оно будет неожиданным. А предвидеть неожиданное невозможно, на это у человека ума не хватает».

При подготовки отчетов полезно не забывать, что рекомен­дации советников и экспертов могут восприниматься политиками лишь при двух обстоятельствах. Во-первых, когда рецепты баналь­ны и очевидны. Причем опыт показывает, что зачастую более убе­дительными являются не аналитические выкладки, а примеры. Где подобные рецепты применялись и что из того вышло. Во-вторых, когда рекомендации соответствуют складывающемуся балансу по­литических и экономических сил.

«Политика — искусство возмож­ного» — это старое правило поведения политического деятеля от­носится и к его возможности принимать те или иные решения. От­сюда главная задача консультанта при составлении проектов доку­ментов нередко сводится к тому, чтобы четко сформулировать то, что смутно осознает начальство. «Мы, — сетовал академик Д.С. Львов, — живем во времена коротких мыслей. Ценится прозрач­ность подхода, скорость решений. А наука, с ее системностью, глу­биной — это область длинных мыслей».

Письменные отчеты могут быть официальными и неофици­альными. В некоторых случаях аналитику нужно быстро подгото­вить письменное сообщение, но при этом его редко знакомят с причиной или целью данного задания и ему приходится лишь до­гадываться о них. Чтобы специалист в своих изысканиях не улетел в облака или не закапывался в рутине, практики советуют встраи­вать аналитика или соответствующий отдел в систему документо­оборота в организации. Когда аналитик визирует проходящие через него документы, он уже с необходимостью работает над актуаль­ными для учреждения проблемами и может ответственно сверять все решения руководства со своими аналитическими выкладками.

Краткие письменные сообщения, подобно устным докладам, обычно считаются информацией тактического назначения. Страте­гические отчеты, иногда называемые штабными, содержат более полную информацию, срок их подготовки менее ограничен. В них включается подробная предыстория проблемы и прогнозные оцен­ки. Обоснование реалистичной гипотезы ожидаемой деятельности или предсказания требует, согласно Р. Коллинзу, соблюдения двух положений. Во-первых, нужна теория, которая дает условия, при которых разнообразные вещи случаются или не случаются, т.е. мо­дель вершиной которой являются утверждения вида «если — то». Во-вторых, необходима также эмпирическая информация об ис­ходных точках — начальных условиях в утверждении «если — то».

Еще один тип отчета — периодический. Он представляет со­бой некий гибрид тактического и стратегического. Такие материа­лы готовятся по графику, интервалы между ними составляют неде­ли или месяцы. Периодические донесения требуются в тех случаях, если изучение объекта ведется на постоянной основе. Самое суще­ственное в системе периодических отчетов заключается в том, что они порождают диалог между исполнителем и его шефом. Случа­ется, что руководитель сам вынуждает подчиненного фактически не сообщать какую-то информацию. Сотрудник может просто бо­яться встречи с грозным начальником. Поэтому не стоит пренебре­гать общением со своим персоналом, обсуждать с ним сложности и специфику проблемы, а также демонстрировать свою заинтересо­ванность в получении наиболее точной и полной информации.

Все письменные доклады должны содержать глубокий ана­лиз, представленный в четкой форме. «Дипломат..., — писал Г. Никольсон, — не должен колебаться ставить в известность правитель­ство о направлении, которое по его мнению, примут в дальнейшем местные события. Донесения, содержащие двусмысленные прогнозы, могут дать возможность послу выставлять свое предвидение, но они не приносят большой пользы ни правительству, ни репутации посла. Слишком часто послы настолько боятся быть обвиненными в неправильной оценке положения, что они вообще избегают да­вать какую-либо оценку. Уклоняясь от ответственности, они тем самым не выполняют одной из важнейших обязанностей дипломата».

С этой точки зрения заслуживает уважения поведение совет­ника посольства СССР в Австрии Б.И. Поклада накануне августов­ских событий 1968 г. в Чехословакии. Тогда к нему пришел один из руководителей австрийских коммунистов и сообщил, что если в Праге обстановка не улучшится, то в Польше и Венгрии могут произойти серьезные волнения. «Я, — вспоминал дипломат, — от­давал себе отчет, что если дам такую телеграмму, то она в Москве может вызвать сильную тревогу. Однако меня больше волновал вопрос, насколько достоверна эта информация. В конце концов, я решил дать телеграмму исходя из того, что пусть лучше Москва проверит очень тревожный сигнал, и если даже он не подтвердится, или не в полной мере подтвердится, то ничего страшного не про­изойдет. А вот если подтвердится, то можно будет срочно принять соответствующие меры».

Считается, что в отчете лучше всего использовать разбивку информации на блоки или разделы. «Каждая депеша, — советовал опытный британский дипломат Э. Сатоу, — должна касаться толь­ко одного предмета, и каждый абзац должен иметь свой номер для облегчения справок в дальнейшем». При этом важная роль от­водится редактированию, чтобы обеспечить их соответствие при­нятым нормам. Переплет отчета, качество обложки, бумаги и печа­ти, хотя и не столь важны с точки зрения его достоинств, тем не менее влияют на восприятие представленного материала. Необхо­димо твердо уяснить, что реакция на внешний вид документа все­гда присутствует, хотя она может быть подсознательной.

На практике могут применяться следующие формы пред­ставления данных:

1) заключение. В этом документе представлены результаты анализа. Не следует путать заключение с обобщением фактов и сведений, на основе которых получены итоги. Оно должно давать ответы на вопросы, в чем важность полученной информации, какое она имеет значение, какое отношение имеет предмет отчета к дру­гим сферам и т.п.;

2) рекомендация. Если исследовательская группа признает наличие проблемы, то она должна рекомендовать методы и спосо­бы сбора информации для ее решения, что необходимо предпри­нять, стоит ли продолжать исследования или отложить до появле­ния новых фактов и т.д.;

3) обобщение информации. Это — изложение самой сущест­венной информации без излишней детализации. Все подробности будут храниться в досье до принятия решения о последующих дей­ствиях;

4) оценка источников и надежности информации. Аналитик должен высказать свою оценку надежности данных в момент со­ставления отчета. Руководству трудно осознать важность сделан­ных выводов, если у них нет какой-либо возможности оценить на­дежность материалов, положенных в основу отчета;

5) основные и альтернативные гипотезы. Знакомство со все­ми рассмотренными аналитиком допущениями позволит начальст­ву оценить правильность гипотезы, предложенной в заключении;

6) указание на недостающую информацию. Знание того, ка­кой информации недостает, является основой для выработки за­ключений и рекомендаций. В этом разделе четко указывается, ка­кая дополнительная информация необходима для подтверждения высказанной гипотезы и принятия контрмер.

На первый взгляд написание отчетов и других информацион­но-аналитических документов может показаться скучным заняти­ем. Однако это не совсем так, ибо самое интересное в дипломати­ческой работе — соучастие в процессах и событиях, имеющих ме­ждународное значение, или хотя бы сопричастность к ним в роли свидетеля.

<< | >>
Источник: Демидов В. В.. Информационно-аналитическая работа в международных отношениях. 2004

Еще по теме Типы отчетов:

  1. 9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
  2. 10.5. Отчет об андеррайтинге
  3. Статья 117. Отчет внешнего управляющего
  4. Рассылка отчетов
  5. Статья 119. Утверждение арбитражным судом отчета внешнего управляющего
  6. Статья 118. Рассмотрение собранием кредиторов отчета внешнего управляющего
  7. Статья 147. Отчет конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства
  8. 3. Типы современных государств
  9. 2. Типы политической культуры
  10. 2. Типы политических технологий
  11. 3. Типы партий и партийных систем
  12. 1. Сущность и типы политических процессов
  13. 1. Типы и модели экономических систем
  14. Типы национализма
  15. Типы легитимности