Выделение не относящейся к делу информации
Величайшая проблема в век информации — ее избыток. Начиная с 1950 г. сумма знаний в мире удваивалась каждые десять лет, с 1970 г. — каждые пять лет, с 1991 г. — ежегодно. Предсказывают, что в XXI веке поток информации возрастет экспоненционально.
Каждый из нас является объектом постоянного информационного обстрела с помощью телевидения и прессы. Эта лавина информации усиливается за счет памятных записок и объявлений, а также устных, письменных, электронных и телефонных сообщений.Большинство исследователей получает журналы по своему профилю, читает периодические издания общего и специального назначения. Во многих странах издаются тысячи новых, потенциально полезных книг и информационных бюллетеней. Согласно расчетам группы экспертов из Калифорнийского университета в Беркли, человечество ежегодно производит около двух миллиардов гигабайтов информации. Ситуация усугубляется тем, что хотя в мире и производится все больше информации, потребление ее почти не увеличивается.
Аналитики сплошь и рядом сталкиваются с реальной угрозой захлебнуться в потоке информации, а также подвергнуться риску «стандартизации» информации. Собранные данные при этом будут бесполезными, пока они не превратятся в руководство к действию. «К сожалению, — сетовали при аналогичных обстоятельствах американские консультанты Б. Хэмилтон и Д. Битти, — результаты исследования не сразу приобретают форму схем, диаграмм и таблиц. В современном мире исследователь получает огромные массивы данных, не только не имеющих отношение к делу, но иногда и просто ложных. Он должен отделить зерна от плевел, обнаружить первоначально не очевидные связи и создать целостную картину предмета исследования».
Итак, сведений может оказаться великое множество. Некоторые из них выглядят очень интересными, но не имеют отношения к поставленной задаче. Они вполне способны увести исследователя в далекие дебри.
Фактор времени не позволит относиться со скрупулезной точностью к каждому ответвлению информации. Поэтому способность структурировать поток, разделять данные на важные для выполняемой задачи, параллельные, относительно незначительные и не имеющие отношение к делу рассматриваются специалистами необходимыми для квалифицированной аналитической работы.Отсюда перед экспертом возникает тяжелая перспектива определить, что является нужным, а что нет. Вдобавок, чрезмерный объем информации дезориентирует и рассеивает внимание исследователя. Абсолютно прав был посол Италии в СССР С. Романо, когда утверждал, что иностранцу в Риме не всегда легко бывает выявить в противоречивой разноголосице, сопровождающей дебаты по итальянской внешней политике, те мнения, которые в конечном счете возьмут верх и окажут влияние на решения правительства.
Сотрудники информационно-аналитических служб могут составить тома информации, которая при ближайшем рассмотрении окажется посторонней. Накапливаются сотни страниц ежедневных донесений, еженедельных сводок, специальных сообщений, квартальных и годовых отчетов. К ним прилагаются магнитофонные записи, фотографии, графики и столбцы цифр. Во время опросов и встреч поступает дополнительная информация, которую нужно складировать и анализировать в надежде найти «жемчужное зерно». До тех пор, пока исследовательская группа работает, поток данных ни на минуту не прекращается. Эффект умножения информации поразителен. Рядовой клерк может собрать столько информации, что для ее обработки потребуется команда аналитиков.
Избыток материалов ведет к путанице, трудностям поиска и хранения данных, необходимости выделения персонала для обработки, каталогизации и защиты информации, большая часть которой, в конце концов, окажется невостребованной. «Информация по внешнеполитическим делам — рассуждают посвященные в мидовскую повседневную жизнь, — это истинное бедствие. Груды бумаг, набитые тривиальными рассуждениями о текущих вопросах. Многословие — родная сестра пустословия — главная черта «информации».
Под грифом «секретно» засылается в Москву всяческая муть, почерпнутая из прессы... Объемы этих «сведений» и рассуждений столь громоздки, что пользоваться ими нельзя».Подобно тому, как плотина сбрасывает часть воды, сдерживая ее основную массу, так и исследователь-аналитик должен приостанавливать, контролировать поток информации, начиная с этапа ее распределения, а для того ему надо выработать надежные критерии. «Необходимо, — советовал в такой ситуации академик Н.М. Дружинин, — снова пересмотреть и продумать этот неорганизованный материал, отсеять все ненужное, установить внутреннюю и внешнюю последовательность, сомкнуть отдельные звенья и получить надежную основу для составления подробного плана, а, следовательно, и для будущего письменного текста. Именно в этом заключается задача систематизации материала».
Со временем отмеченного вряд ли будет достаточно для исключения несущественной информации. Потребуются дополнительные усилия для контроля за объемами поступающей информации. Нужно постоянно помнить о целесообразности проявлять сдержанность и здравый смысл в повседневной деятельности. «Сотруднику информационной службы, — свидетельствовал В. Плэтт, — свойственен соблазн слишком далеко уходить в сторону от основной темы... Для того чтобы обеспечить необходимое время для разработки ключевых вопросов, с самого начала следует отказаться от рассмотрения многих интересных, но не имеющих существенного значения побочных вопросов. Многие работники информации никак не могут усвоить это важное правило». Следует одергивать тех исследователей, которые упорно включают в отчеты данные, не имеющие отношения к задачам поиска. Кроме того, избыток посторонней информации может указывать на то, что специалист имитирует деятельность.
Приведенное обстоятельство не такое уж редкое явление в дипломатической жизни. Советский дипломат А. Л. Воронин в этой связи приводил такую занимательную историю. Посол Ирана однажды в беседе посетовал, что как только он уезжал из Москвы в отпуск, временный поверенный А.
Ардалан засыпал свой МИД десятками телеграмм, не имеющих особого смысла, а в обычное время он вообще не предлагал ни одного проекта телеграммы. Посол расценивал это как стремление советника привлечь внимание к собственной персоне, показать Тегерану, что он активнее своего начальника.Подобная «активность» встречалась иной раз и в отечественной практике. «Информационные телеграммы — писал о недавнем прошлом Н.С. Леонов, — готовились по принципу вольного творчества. Как правило, они оставляли удручающее впечатление обилием слов и скудностью мыслей. Нередко в них содержались и льстивые протокольные реверансы в сторону вероятных адресатов. Особенно этим грешили послы: ведь на их телеграммах была их собственная подпись, и так хотелось, чтобы их заметили, а еще лучше — отметили». И сегодня по инерции типично мидовская практика — когда к визиту Президента РФ в ту или иную «дружественную» страну посольствами и министерством выстраиваются виртуальные ремейки потемкинских деревень, создавая впечатление, что вот там-то нас так уж любят и уважают, что давно пора разворачивать стратегическое сотрудничество.
Тревожные сигналы о поступлении посторонней информации легко распознать. Папки с входящими документами никогда не пустуют. Появляется потребность в дополнительных рабочих столах и шкафах. Электронно-вычислительная техника уведомляет о заполнении банка данных с необычайной скоростью и его переполнении, несмотря на полную укомплектованность штата могут задерживаться оперативные материалы.
Хороший руководитель обязан фиксировать эти тенденции и ясно отдавать себе отчет, что большой объем информации приводит к ослаблению внимания. Американские политологи Р. Кеохейн и Дж. Най отмечали в аналогичных ситуациях, что внимание становится дефицитным товаром, и те, кто в состоянии отличить ценные сигналы от шумового фона, получают больше власти. Отсюда постоянное повышение спроса на специалистов, фильтрующих информацию и умеющих выделять ключевые слова.
Сотрудники могут опасаться выбрасывать не относящуюся к делу информацию, которая, по их мнению, вдруг для чего-нибудь потребуется в будущем.
В этом случае опять полезно использовать систему ключевых слов. Каждый аналитик должен поочередно бегло просматривать входящие материалы с целью поиска заветных фраз. Если такое слово в отчете найдено, бумага направляется конкретному исследователю, если нет — документ откладывается в сторону. Руководителям следует регистрировать источники посторонней информации, чтобы в будущем принять соответствующие меры.Исследователи-аналитики должны вести аналогичный учет, поскольку наличие ключевых слов еще не является гарантией высокой ценности информации. Сотрудник может включить заветные фразы в материал, не представляющий никакого интереса. «Важно, — заключал Л.Н. Толстой, — не количество знаний, а качество их. Можно знать очень многое, не зная самого нужного». Лидер исследовательской группы должен регулярно советоваться с аналитиками и обновлять картотеку на нерадивых поставщиков данных.
Еще одна проблема связана с поступлением не относящейся к делу информации — противоречивость. К сожалению, процесс анализа должен перейти на следующий этап прежде, чем аналитик сможет приступить к устранению противоречий. Однако нельзя утверждать, что противоречивая информация всегда нежелательна и бесполезна. Документы, написанные на основе неполных сведений и содержащие сомнительные выводы, бывают весьма даже полезны для лиц, ответственных за принятие внешнеполитических решений. Не потому, что в них случайно делаются правильные догадки, а потому, что в них собрано все, что известно по данному вопросу, и также потому, что в них проводится четкая грань между тем, что мы знаем и чего не знаем.
Одновременно следует учитывать, что не относящаяся к делу информация будет поступать всегда. Либо в результате ошибки, либо неправильного выбора объекта наблюдения. Ситуация усложняется, если данные накапливаются в геометрической прогрессии. «Для того, чтобы не утонуть в потоке информации, — предупреждал германский политолог К. Верт, — необходимо прежде всего образование классического образца, дающие знания, а не только профессиональную квалификацию». Конкретные действия в подобных ситуациях все-таки остаются банальными: надо освобождаться от не относящейся к делу информации или на некоторое время откладывать ее в сторону.
Выявление и уничтожение ненужных данных должно предшествовать этапу анализа. Всегда полезно держать в уме резонную мысль американского автора К. Таунли, что «бессодержательный документ можно игнорировать, поскольку знания, которые извлекаешь из него, несоизмеримо малы в сравнении с ужасным трудом, затраченным на его чтение». Материалы должны полностью уничтожаться или так архивироваться, чтобы ими никто не мог воспользоваться. Самые лучшие способы уничтожения информации в настоящее время — измельчание, превращение в порошок и сжигание. Данные, хранящиеся в компьютере, обычно стираются, что позволяет использовать высвобожденный объем памяти.
Еще по теме Выделение не относящейся к делу информации:
- Статья 58. Приостановление производства по делу о банкротстве
- 47. Информация и её виды. Значение информации в управлении организацией
- ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМО ВЫДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА?
- Статья 57. Основания для прекращения производства по делу о банкротстве
- 1.3. Критерии выделения подсистем мирового хозяйства
- Статья 35. Лица, участвующие в арбитражном процессе по делу о банкротстве
- Выделение трансфертов из Фонда финансовой поддержки регионов (ФФПР)
- Критерии выделения 3 групп стран: развитых, развивающихся и с переходной экономикой
- Охват экономики средствами массовой информации и кризис средств массовой информации
- Статья 116. Особенности завершения процедуры банкротства и прекращения производства по делу о банкротстве при исполнении обязательств должника собственником имущества должника - унитарного предприятия, учредителями (участниками) должника либо третьим лицом или третьими лицами
- 6.5.2. Передача информации исполнителям
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению
- Информация к размышлению