<<
>>

Снабжение офиса расходными материалами

Канцелярские товары, расходные материалы (в том числе материалы для печати – бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки), хозяйственные товары, чай, сахар и т. д. (обеспечение кухни), питьевая вода (если применяется) требуют постоянно возобновляемого запаса.

Очевидно, что нельзя закупать расходные и другие офисные материалы лишь в момент получения заказа от сотрудников или при обнаружении "полного отсутствия" – даже в идеальной ситуации потребуется как минимум половина рабочего дня для их приобретения – и это период, на который рабочий цикл будет нарушен.

Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом потребности – это непосредственная обязанность офис-менеджера (возможно, функции будут возложены на ассистента, но контроль исполнения остается за ним).

Понятно, что запас должен быть достаточным, но не слишком большим – чтобы не тратить деньги раньше времени.

Потребности можно прогнозировать, взяв за основу информацию о примерных нормах расхода в определенный период времени и о количестве потребителей. Соответственно, ориентировочная потребность будет равна норме расхода, умноженной на количество потребителей (сотрудников и гостей). При сокращении или увеличении числа сотрудников необходимо будет вносить корректировки в расчетные данные.

Определить потребности можно также на основе данных прошлого периода – предположив, что расходы в будущем будут такими же, как и в прошлом периоде, с корректировками на сегодняшний момент.

Иногда может возникнуть нехарактерный всплеск потребностей – появятся непредвиденные факторы, влияющие на расход материалов, в частности изменение хода рабочего процесса, или неожиданно полученные требования создания большого числа копий, скажем, финансовых документов, или печать большого числа отчетов, подготовка материалов для проведения семинаров и т. п.

<< | >>
Источник: Волгина В.И.. Офис-менеджер. 2007

Еще по теме Снабжение офиса расходными материалами:

  1. Организация работы офиса
  2. 3. Проблемы продовольственного снабжения страны
  3. Сельское хозяйство, снабжение населения, финансы
  4. Планировка нового офиса
  5. Сдача прежнего офиса
  6. Запасы материалов
  7. Использование клининговых компаний для уборки офиса
  8. МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ВЫСТУПЛЕНИЙ НА “КРУГЛОМ СТОЛЕ”.
  9. МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ВЫСТУПЛЕНИЙ НА “КРУГЛОМ СТОЛЕ”
  10. МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ВЫСТУПЛЕНИЙ НА “КРУГЛОМ СТОЛЕ”
  11. Физическая безопасность ядерных материалов.
  12. Учебно-методические материалы
  13. Учебно-методические материалы
  14. Учебно–методические материалы
  15. Учебно-методические материалы